Elektronische Rechnung:
Lösungsmöglichkeiten in SAP

Die elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung oder E-Invoicing – wird ab 2025 für Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Als größte Herausforderung gilt die Wahl der passenden Software zu ihrer Umsetzung. SAP-Kunden stehen dafür verschiedene Zusatzlösungen zur Verfügung – ob SAP oder Non-SAP. XEPTUM hilft, die richtige Entscheidung zu treffen.

Der Handlungsdruck ist groß: Wie eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom ergab, nutzen viele Unternehmen trotz der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen weiterhin unstrukturierte digitale Formate wie Standard-PDFs. Für diese Unternehmen bringt die Umsetzung der E-Rechnungspflicht zahlreiche Anforderungen mit sich – auch wenn es eine Übergangsfrist bis 2027 gibt (für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro sogar bis 2028). Dazu gehört, dass es aktuell noch an benutzerfreundlichen Lösungen für den Einstieg mangelt und sich die Auswahl der geeigneten Software als recht schwierig gestaltet.

Was bedeutet der Begriff E-Rechnung konkret?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in digitaler Form zwischen Lieferanten und Kunden ausgetauscht wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen wird die E-Rechnung elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet. Sie enthält dieselben Informationen wie eine Papierrechnung, darunter Angaben zu Lieferanten und Kunden, den gekauften Produkten oder Dienstleistungen sowie zu Rechnungsbetrag und Zahlungsbedingungen.

Welche zentralen Vorteile sind mit der E-Rechnungspflicht verbunden?

Der Nutzen für Bund, Länder und Gemeinden liegt auf der Hand: Schätzungen der EU-Kommission und des Bundesfinanzministeriums (BMF) zufolge dürfte die Einführung der E-Rechnung in Deutschland sukzessive zu Steuermehreinnahmen von weit über zehn Milliarden Euro jährlich führen. So ermöglicht der elektronische Rechnungsaustausch künftig auch die unmittelbare Vorsteuerabzugskontrolle durch die Finanzverwaltung. 

Auch den Unternehmen bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile, wie
 

• Mehr Effizienz: Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen erfolgt in der Regel schneller und effizienter als die manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen. 
• Weniger Kosten: Durch den Wegfall von Papier, Druckkosten und manueller Bearbeitung können Unternehmen ihre Ausgaben reduzieren.
• Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen können in elektronischen Systemen leichter nachverfolgt und archiviert werden. 
• Umweltfreundlichkeit: Die Verwendung von E-Rechnungen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs und damit zum Umweltschutz bei.

Der größte Vorteil der E-Rechnung liegt jedoch darin, dass sie häufig die Digitalisierung des gesamten Unternehmens vorantreibt. Sie soll als Katalysator für weitere Digitalisierungsprozesse dienen, vor allem indem sie kleineren Unternehmen den Zugang zu langfristig nützlicher Software erleichtert.

Welche rechtlichen und technischen Anforderungen muss die E-Rechnung erfüllen?

Ab 2025 sieht das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 1 UstG) eine Unterscheidung zwischen E-Rechnungen und anderen Rechnungsarten vor. Danach muss die E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen werden und damit eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine Rechnung im Word- oder PDF-Format erfüllt diese Anforderungen nicht.  

Das strukturierte elektronische Format muss den europäischen Standards für die elektronische Rechnungsstellung und der entsprechenden Syntaxen entsprechen. Dabei betrachtet die Finanzverwaltung besonders Rechnungen im XStandard (bekannt als XRechnung) sowie im ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 (eine Kombination aus PDF-Dokument und XLM-Datei) als grundsätzlich konform mit den europäischen Anforderungen an E-Rechnungen. Bei hybriden Rechnungsformaten sollte der strukturierte Teil künftig vorrangig sein. Alternativ zum Regierungsentwurf können die beteiligten Parteien – also Rechnungssteller und -empfänger – das strukturierte elektronische Format der Rechnung individuell festlegen. Damit sind weiterhin auch Rechnungen zulässig, die über EDI-Verfahren ausgetauscht werden. Da die Formulierung bewusst technologieoffen gehalten ist, gilt sie auch für künftige und potenziell neue Rechnungsformate.

Wie unterstützt SAP die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht?

Grundsätzlich stehen Unternehmen vor der Herausforderung, verschiedene Gesetze zur Versendung und zum Empfang von Rechnungen in ihren IT-Systemen umzusetzen. Dabei variieren die Rechnungsformate je nach Land und es werden unterschiedliche Übertragungskanäle für die E-Rechnungen gefordert. 

Für die Integration der elektronischen Rechnungsstellung in SAP gibt es mehrere Möglichkeiten:

SAP Document Compliance (eDocument) 

Unternehmen, die SAP als ERP-System nutzen, können die E-Rechnung mithilfe von SAP eDocument Framework in Verbindung mit dem SAP Application Interface Framework (AIF) umsetzen. So dient das eDocument Framework dazu, Dokumente aus den Bereichen Logistik, Vertrieb und Rechnungswesen in gängige E-Rechnungsformate, wie XML-Dateien, zu konvertieren. Allerdings ist es allein damit nicht möglich, die E-Rechnungen über bestimmte Dienste wie Peppol (Pan-European Public Procurement Online) für Deutschland zu versenden oder die speziellen Anforderungen einzelner Länder abzubilden. 

Daher sollte zusätzlich das SAP Application Interface Framework (AIF) zum Einsatz kommen, das die generierten eDocuments ins benötigte Zielformat, wie XRechnung für Deutschland oder InvoicePA für Italien, konvertiert. Danach können die E-Rechnungen über die SAP Cloud Platform per Web Services oder über einen Dienstleister versandt werden.