Der neue RFQ-Prozess in SAP S/4HANA

Request for Quotation Prozess (RFQ) – So funktioniert der neue RFQ-Prozess in S/4HANA

Mit dem neu eingeführten End-to-End Prozess für RFQ in SAP S/4HANA wird der Prozessablauf der Verwaltung von zahlreichen Angeboten verschiedener Lieferanten deutlich erleichtert.

Was wird unter einem RFQ verstanden?

Mit einer Angebotsanfrage (RFQ) wird der Lieferant aufgefordert ein Angebot unter Angaben von Preis und Bedingungen abzugeben. Ein RFQ enthält somit die Details zu den wichtigsten Informationen über Waren und Dienstleistungen.

Abwicklung von RFQ-Prozessen mit SAP?

Sowohl für den strategischen als auch den operativen Einkauf ergeben sich große Vorteile, wenn der RFQ-Prozess über das ERP-System einheitlich abgewickelt wird. Bestehende Artikelnummer können somit direkt in die Anfrage integriert werden und wichtige Daten wie Lieferzeiten, Preise und Losgrößen können direkt in die Datenbank eingespeist werden.

Warum RFQ-Prozesse mit SAP S/4HANA abwickeln?

Mit dem neu eingeführten RFQ-Prozess in SAP S/4HANA kann der gesamte Prozessablauf von der Erstellung einer Preisanfrage über das Lieferantenangebot bis zum Vergleich und der Vergabe (Awarding) von Angeboten mit Fiori Apps visualisiert werden. Insbesondere durch die stetig steigende Anzahl potenzieller Lieferanten und den stetig steigenden volatilen Wettbewerb, kann ein einheitlicher End-to-End RFQ-Prozess dazu beitragen, wettbewerbsfähige Angebote von relevanten Lieferanten zu erhalten, diese Lieferanten auf ihre Fähigkeit hin zu überprüfen sowie mögliche Probleme vor Abschluss eines Vertrages zu erkennen und vor überhöhten Lieferantenpreisen schützen.

RFQ-Prozessablauf in SAP S/4HANA

RFQ End-to-End Prozess im Überblick: Wie sieht der RFQ-Prozess in SAP S/4HANA aus?

Der RFQ-Prozess beginnt mit der Anlage einer Preisanfrage im System. Dies erfolgt mit der Fiori App „Ausschreibungen verwalten“. Damit lassen sich zwei zentrale Typen von Ausschreibungen erstellen:

1) Externe Beschaffungsanfrage (RSI): Wird verwendet um RFQ-Daten an das SAP Ariba System zu senden.
2) Interne Beschaffungsanfrage: Wird verwendet, wenn alle RFQ-Daten innerhalb von SAP S/4HANA verwaltet und verarbeitet werden.

Nun können Details zum RFQ wie Liefer- und Zahlungsbedingungen, die Positionen der Angebotsanfrage, Lieferanten sowie Beschreibungen und Notizen angegeben werden.

Im nächsten Schritt nachdem die Ausschreibung erfolgreich erstellt und überprüft wurde, kann die Ausschreibung zur Freigabe gesendet werden. Die Anfrage wird nach Veröffentlichung automatisch genehmigt, da diese standardmäßig als automatische Genehmigung geführt wird. Dann erfolgt die Angebotserstellung für den Lieferanten. Dazu wird der Lieferant ausgewählt und unter „Anbieter“ lässt sich ein neues Angebot erstellen. Nach der Angebotsabgabe befindet sich das Lieferantenangebot im Angebotsbereich. Mit der Fiori App „Lieferantenangebote vergleichen“ lassen sich im nächsten Schritt die Angebote im System vergleichen und das beste Angebot auszeichnen. Mit der Fiori App „Lieferantenangebote verwalten“ lassen sich alle erstellten Lieferantenangebote anzeigen sowie Details zum Status, Auszeichnung und Angebote. Ausserdem ist es möglich hier nachträglich Dokumente oder Notizen hochzuladen oder eine Bestellung mit Bezug zum Angebot zu erstellen.

Für wen ist der neue RFQ-Prozess verfügbar?

• S/4HANA 2022
• S/4HANA Cloud 2202
• S/4HANA Cloud 2208
• SAP Ariba Sourcing via SAP Ariba Cloud Integration Gateway (Erweiterung)

Welche Vorteile ergeben sich durch die Nutzung von dem neuen RFQ-Prozess in SAP S/4HANA?

• Senden von RFQ an mehrere Lieferanten
• Side-by-Side Preisvergleich
• Förderung einer wettbewerbsfähigen Preisgestaltung
• Zeitersparnis durch die einheitliche und transparente Bewertung von Angeboten von qualifizierten Bietern mit qualifizierten Antworten
• Analytics Apps zur einfachen Überwachung von RFQs und zum Vergleich von Lieferantenangeboten (zentralisiert)
• Komprimierter Geschäftsablauf aller notwendigen Aktivitäten im Kern der S/4HANA

Diese Vorteile lassen sich ab sofort in SAP S/4HANA mit den vorgestellten Fiori Apps verwirklichen. Dazu wird kein weiteres System mehr benötigt, um den gesamten Prozessablauf der Angebotsanfrage in einer einheitlichen und transparenten Umgebung abzuwickeln.

In Unternehmen sind bei diesem Prozess viele Verbesserungspotenziale erkennbar. Unsere Experten von XEPTUM unterstützen Sie dabei Ihre Verbesserungspotenziale zu erkennen und optimal auszuschöpfen.

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