SAP-Beleg Vorerfassung: Microsoft-Potenzial nutzen

Automatisierte Belegerfassung in SAP:
Power Automate macht’s möglich

Immer mehr SAP-Kunden nutzen die Vorteile elektronischer Rechnungseingangsverarbeitung – und setzen dafür eigenständige Lösungen als vorgeschaltete Software oder Add-ins für das SAP ERP-System ein. Wer zugleich Microsoft verwendet, kann sich die oft kostspieligen Investitionen sparen: Mit MS Power Automate stehen Bordmittel zur automatisierten Belegerfassung in SAP zur Verfügung.

Die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen spart Unternehmen jede Menge Zeit und Kosten und verringert manuelle Fehler sowie Datenverlust. Zudem wird die Umwelt geschont. Kein Wunder also, dass die automatisierte Beleg-Vorerfassung in den Buchhaltungen bereits weit verbreitet ist. Viele SAP-Kunden ergänzen ihr ERP-System dafür um spezielle Rechnungsmanagement-Software, für die häufig hohe Lizenzgebühren anfallen. Warum also nicht Microsoft-Bordmittel verwenden, um eine automatisierte Rechnungserfassung und Belegerfassung in SAP zu implementieren?

Wie lässt sich die Belegerfassung in SAP mit Microsoft-Bordmitteln automatisieren?

Natürlich ist der Rechnungsversand über ein maschinenlesbares Format wie ZUGFeRD oder XRechnung ab 2025 im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend, dies gilt jedoch nicht für Rechnungen unter 250 Euro – auch ist eine Übergangsfrist vorhanden. Zudem kann der Workflow gegebenenfalls unkompliziert erweitert oder umgebaut werden.

In den meisten Unternehmen inzwischen Standard, stellt Office/Microsoft 365 (E3, E5, Business) mit der „Power Platform“ Lösungen zur Verfügung, die zwar häufig nicht ausgeschöpft oder beachtet werden – aber erhebliches Automatisierungspotenzial bieten. So können mit einer Lizenzerweiterung für Power Automate Premium zusätzliche Funktionen genutzt werden, um Premium-Konnektoren wie SAP ERP sowie KI-Hubs und AI-Modelle zu verwenden. Damit lassen sich smarte digitale Prozesse wie der elektronische Rechnungseingang umsetzen, die die Arbeit der Buchhaltung erleichtern.

Wie verläuft der Prozess der Rechnungserkennung in SAP mit Power Automate konkret?

Ob die Rechnungen als PDF-Dokument oder als Papierdokument über einen Scanner per E-Mail an ein Postfach gesendet werden – in jedem Fall wird ein Power Automate Workflow getriggert, der checkt, ob diese E-Mail einen PDF-Anhang enthält. Falls ja, wird der Anhang über den KI-Baustein mit dem integrierten „Invoice Processing Model“ überprüft.

Der Microsoft Power Automate Workflow prüft, ob die E-Mail einen PDF-Anhang besitzt

Dann wird die Kreditorennummer anhand des Namens über eine separat zu pflegende Tabelle gesucht und zusammen mit anderen Basisdaten aus der E-Mail in eine Dataverse-Tabelle geschrieben.

Ist der Kreditor gefunden, werden die Daten in eine Dataverse-Tabelle geschrieben

Über eine E-Mail wird die Verwaltung informiert, die die Rechnung zur Prüfung (Approval- Baustein) über eine PowerApp der korrekten Abteilung zuweist. Ist die Rechnung freigegeben, erfolgt die SAP-Integration über ein registriertes Power Automate On-Premise Gateway in Verbindung mit dem SAP ERP-Baustein. Dabei wird eine SAP GUI-Verbindung zum SAP ERP aufgebaut, die BAPI-Funktion „BAPI_ACC_DOCUMENT_POST“ aufgerufen und mit den ermittelten und notwendigen Werten befüllt. Somit wird ein vorerfasster Beleg für die Buchhaltung direkt in SAP angelegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob das SAP-System on-premise oder bei einem Hoster läuft. Entscheidend ist, dass das Power Automate Datengateway aus dem lokalen Netzwerk Zugriff auf das SAP ERP-System hat. Optional kann die Buchhaltung über einen neuen Beleg informiert werden.

Nach erfolgreicher Belegerfassung wird eine Kontrollnachricht versendet

Natürlich können sich auch im automatisierten Rechnungseingangsprozess Fehler einschleichen. Daher ist es wichtig, die Daten nochmals genau zu prüfen. Insgesamt aber ist die Fehlerquote tatsächlich gering, da die manuelle Anlage der Buchung entfällt. Über einen weiteren BAPI-Aufruf könnte dann auch noch die eigentliche Rechnung an den vorerfassten Beleg angehängt werden.

Was ist vor der Einführung der Rechnungserkennung in SAP mit Power Automate zu klären?

Um das Potenzial von Microsoft Power Automate für den elektronischen Rechnungseingang zu heben, sollte der gesamte Prozess im Vorfeld gut durchdacht und skizziert werden. Folgende Fragen können dabei helfen:

Grundsatzfragen:

Wie viele Rechnungen erhält mein Unternehmen monatlich? Wird eine kritische Masse erreicht?
Wie viel Zeit kann durch die Automatisierung eingespart werden?
Wie erfolgen das Rechnungs- und Belegmanagement aktuell (Ist-Analyse)?
Würde eine Belegvorerfassung aus betriebswirtschaftlicher Sicht überhaupt Sinn machen?

Technische Fragen:

Welcher Dialog-User soll für die Anmeldung am SAP-System verwendet werden?
Wie sieht der Freigabe-Prozess aus (erfolgt er vor dem oder im SAP-System)?
Wie organisiere ich die Pflege der Kreditorendaten oder wo rufe ich diese ab?
Welche Daten werden im vorerfassten Beleg benötigt?
Wer muss wie benachrichtigt werden (Chatmeldung in Microsoft Teams, per Ticketsystem oder E-Mail)?

Wie unterstützt XEPTUM Sie bei der Umsetzung der Rechnungserkennung in SAP mit Power Automate?

Bei der Beantwortung der genannten Fragen kann XEPTUM Sie ebenso fachkundig unterstützen wie bei der maßgeschneiderten Umsetzung einer elektronischen Beleg-Vorerfassung in SAP mit Microsoft Power Automate. So fließen in unsere Kundenprojekte unter anderem die langjährigen Erfahrungen ein, die wir bei der Automatisierung und Digitalisierung unserer eigenen Geschäftsprozesse gewonnen haben. Demnach arbeitet XEPTUM inzwischen zu 100 Prozent papierlos und unterwirft sämtliche internen Abläufe einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, und zwar in Form eines PDCA-Zyklus. Nachdem wir in diesem Jahr den elektronischen Rechnungseingangsprozess in SAP umgesetzt haben, können wir Sie kompetent unterstützen, dafür das aktuelle Power Automate-Potenzial auszuschöpfen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

Artikel teilen

Zurück zur Übersicht