Automatisierte Belegerfassung in SAP:
Power Automate macht’s möglich
Immer mehr SAP-Kunden nutzen die Vorteile elektronischer Rechnungseingangsverarbeitung – und setzen dafür eigenständige Lösungen als vorgeschaltete Software oder Add-ins für das SAP ERP-System ein. Wer zugleich Microsoft verwendet, kann sich die oft kostspieligen Investitionen sparen: Mit MS Power Automate stehen Bordmittel zur automatisierten Belegerfassung in SAP zur Verfügung.
Die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen spart Unternehmen jede Menge Zeit und Kosten und verringert manuelle Fehler sowie Datenverlust. Zudem wird die Umwelt geschont. Kein Wunder also, dass die automatisierte Beleg-Vorerfassung in den Buchhaltungen bereits weit verbreitet ist. Viele SAP-Kunden ergänzen ihr ERP-System dafür um spezielle Rechnungsmanagement-Software, für die häufig hohe Lizenzgebühren anfallen. Warum also nicht Microsoft-Bordmittel verwenden, um eine automatisierte Rechnungserfassung und Belegerfassung in SAP zu implementieren?
Wie lässt sich die Belegerfassung in SAP mit Microsoft-Bordmitteln automatisieren?
Natürlich ist der Rechnungsversand über ein maschinenlesbares Format wie ZUGFeRD oder XRechnung ab 2025 im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend, dies gilt jedoch nicht für Rechnungen unter 250 Euro – auch ist eine Übergangsfrist vorhanden. Zudem kann der Workflow gegebenenfalls unkompliziert erweitert oder umgebaut werden.
In den meisten Unternehmen inzwischen Standard, stellt Office/Microsoft 365 (E3, E5, Business) mit der „Power Platform“ Lösungen zur Verfügung, die zwar häufig nicht ausgeschöpft oder beachtet werden – aber erhebliches Automatisierungspotenzial bieten. So können mit einer Lizenzerweiterung für Power Automate Premium zusätzliche Funktionen genutzt werden, um Premium-Konnektoren wie SAP ERP sowie KI-Hubs und AI-Modelle zu verwenden. Damit lassen sich smarte digitale Prozesse wie der elektronische Rechnungseingang umsetzen, die die Arbeit der Buchhaltung erleichtern.
Wie verläuft der Prozess der Rechnungserkennung in SAP mit Power Automate konkret?
Ob die Rechnungen als PDF-Dokument oder als Papierdokument über einen Scanner per E-Mail an ein Postfach gesendet werden – in jedem Fall wird ein Power Automate Workflow getriggert, der checkt, ob diese E-Mail einen PDF-Anhang enthält. Falls ja, wird der Anhang über den KI-Baustein mit dem integrierten „Invoice Processing Model“ überprüft.
